KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve kapsam

KariyerBox platformu üzerinden yürütülen üyelik, özgeçmiş, iş başvurusu ve SIEM işe alım hizmetleri kapsamında kişisel verilerinizin veri sorumlusu Siem İnsan Kaynakları Eğitim ve Danışmanlık Limited Şirketi’dir. Bu metinde şirket “SIEM”, KariyerBox ise “Platform” olarak anılır.

SIEM’in adresi Alipaşa Mahallesi Sülün Caddesi Ballı Busines Center Kat 13 Daire 1301 Çorlu/TEKİRDAĞ, iletişim adresi info@siemgrup.com’dur. KariyerBox bir platform adıdır; SIEM’den ayrı bir veri sorumlusu olarak gösterilmez.

Bu metin; adayları, işveren hesabını kullanan gerçek kişileri, referans kişilerini ve Platform ziyaretçilerini ilgili oldukları işlemler yönünden bilgilendirmek üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında hazırlanmıştır. Bu metnin sunulması veya okunduğunun bildirilmesi, açık rıza verilmesi anlamına gelmez.

2. İşlenen kişisel veri grupları

Üyelik ve iletişim: Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kullanıcı kimliği, hesap rolü, üyelik ve hesap doğrulama bilgileri, kimlik doğrulama sisteminin yönettiği parola doğrulama ve oturum kayıtları.

Özgeçmiş ve mesleki bilgiler: Eğitim, okul, bölüm, öğrenim tarihleri ve paylaşılan not bilgisi; iş deneyimi, görev, çalışma tarihleri ve ayrılma açıklamaları; yetenek, yabancı dil, yazılım bilgisi, sertifika, kurs ve mesleki yeterlilikler; ehliyet sınıfı ve mesleki sürücü belgeleri; adayın eklediği özgeçmiş dosyası ve fotoğraf.

Profil ve çalışma tercihleri: Yaşadığı il ve ilçe, hedef pozisyon, ücret beklentisi, çalışma modeli, taşınma ve seyahat tercihleri, vardiya ve benzeri çalışma tercihleri. Platformda paylaştığınız doğum tarihi, uyruk, cinsiyet, medeni durum, askerlik ve emeklilik durumu gibi ek profil bilgileri de kişisel veridir. Bu alanlara yalnızca pozisyonla bağlantılı ve gerekli bilgileri giriniz; sağlık durumu, muafiyet sebebi veya diğer özel nitelikli bilgileri serbest metin alanlarında açıklamayınız. Bir alanın isteğe bağlı olması, SIEM’e o bilgiyi her amaçla kullanma yetkisi vermez.

Başvuru ve değerlendirme: Başvurulan ilan, başvuru tarihi, ön yazı, başvuru durumu, geri çekme işlemi, süreç yazışmaları, SIEM’in ilgili pozisyon için oluşturduğu mesleki değerlendirmeler ve ilan ile profil arasındaki uygunluk göstergeleri.

İşveren yetkilisi ve referans bilgileri: İşveren yetkilisinin adı, soyadı, görevi ve iş iletişim bilgileri; firma hesabının doğrulanması için sunulan yetki ve ticari kayıt bilgileri. Şahıs işletmelerinde gerçek kişiyi belirleyen vergi ve işletme bilgileri de bu kapsamdadır. Adayın referans olarak bildirdiği kişinin adı, soyadı, çalıştığı kurum, görevi, telefonu ve işle ilgili referans açıklamaları gerektiği ölçüde işlenir.

İşlem güvenliği ve talep yönetimi: İlgili hizmet kapsamında oluşan IP, oturum, cihaz veya tarayıcı bilgileri; güvenlik, hata ve erişim kayıtları; destek ve şikâyet yazışmaları; aydınlatmanın sunulması, sözleşme kabulü ve varsa ayrı açık rıza ile geri alma kayıtları. Çerezlerle ilgili bilgiler Gizlilik Politikası ve Çerez Bilgilendirmesi’nde ayrıca açıklanır.

3. Toplama yöntemleri

Veriler; kayıt ve profil formları, yüklenen özgeçmiş ve belgeler, iş başvurusu ekranları, kullanıcı tercihleri, Platform üzerindeki işlemler, e-posta yazışmaları ve talep edilen hizmetle bağlantılı görüşmeler aracılığıyla elektronik ortamda veya veri kayıt sisteminin parçası olan fiziki belgelerle toplanır. İlgili başvuru hakkında işverenin ilettiği süreç bilgileri ve adayın bildirdiği referans kişilerinin mesleki açıklamaları da veri kaynağı olabilir. İnternet erişimi ve güvenlik hizmetleri kapsamında bazı teknik kayıtlar otomatik oluşur.

Referans kişisine, verilerinin hangi aday aracılığıyla elde edildiği ve hangi amaçla kullanılacağı en geç ilk iletişim sırasında açıklanır. Adayın referans bildirmesi, referans kişisinin kendi haklarından vazgeçtiği veya açık rıza verdiği şeklinde yorumlanmaz.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Hesap oluşturma ve aday hizmeti: Kimlik, iletişim, hesap, özgeçmiş ve başvuru bilgileri; talep ettiğiniz Platform hizmetinin sunulması, hesabınızın yönetilmesi, başvurunuzun alınması, SIEM tarafından ilgili işe alım sürecinde değerlendirilmesi ve seçtiğiniz işverene iletilmesi için işlenir. Hukuki sebep, tarafı olduğunuz hizmet sözleşmesinin kurulması veya ifası için gerekli veri işlemeyi düzenleyen Kanun’un 5/2-c maddesidir. Bu dayanak, hizmet için gerekli olmayan işlemleri kapsamaz.

İşe alım iletişimi: İletişim ve süreç bilgileri; başvurunuzun durumu, görüşme düzenlenmesi, eksik bilgi tamamlanması ve yönlendirme talebinizin karşılanması için aynı sözleşmesel gereklilik kapsamında kullanılır. Bu iletişim, eğitim veya başka hizmetlerin pazarlanması amacıyla kullanılmaz.

İsteğe bağlı fotoğraf: Profil fotoğrafının özgeçmişinizde gösterilmesi ve talep ettiğiniz başvuruyla ilgili işverene iletilmesi, ayrı fotoğraf tercihiniz ve Kanun’un 5/1 maddesi kapsamındaki açık rızanız üzerine gerçekleştirilir. Fotoğraf üyelik veya başvuru şartı değildir; yüz tanıma, reklam veya genel aday havuzu değerlendirmesi amacıyla kullanılmaz. Tercihinizi geri alabilir ve fotoğrafınızın kaldırılmasını isteyebilirsiniz.

İsteğe bağlı aday havuzu: Kimlik, iletişim, mesleki profil ve çalışma tercihleri; gelecekteki uygun pozisyonların SIEM tarafından değerlendirilmesi ve sizinle bu amaçla iletişim kurulması için, ayrı açık rızanız varsa Kanun’un 5/1 maddesine dayanılarak aktif aday havuzunda işlenir. Rıza süresi, verildiği tarihten itibaren 12 aydır. Yeni bir işverene yönlendirme, o işveren ve pozisyon hakkında bilgilendirildikten sonra başvuru veya yönlendirme talebinde bulunmanız üzerine gerçekleştirilir.

İşveren yetkilileri ve hizmet güvenliği: Firma temsilcisinin yetkisinin kontrolü, gerçek ilan ve hesapların doğrulanması, kötüye kullanımın önlenmesi, teknik hataların giderilmesi ve erişim güvenliği için gerekli kimlik, iş iletişimi ve işlem güvenliği kayıtları Kanun’un 5/2-f maddesi kapsamında işlenir. SIEM’in güvenli hizmet sunma ve gerçek iş ilişkilerini doğrulama menfaati ile ilgili kişinin hakları arasında denge gözetilir. Bu dayanak sınırsız profil çıkarma veya pazarlama amacıyla kullanılamaz.

Referans değerlendirmesi: Adayın belirttiği referansla, adayın bilgisi dahilinde ve belirli bir başvuru için gerekli olduğunda iletişime geçilir. Mesleki beyanın doğrulanması için zorunlu, ölçülü bilgiler Kanun’un 5/2-f maddesi kapsamında, ilgili kişilerin hakları gözetilerek işlenir. Referans kontrolü sırasında özel hayata ilişkin gereksiz bilgi istenmez; mevcut işverene adayın haberi olmadan başvurusu açıklanmaz.

Yasal yükümlülükler: İŞKUR kayıt ve raporlaması, yetkili makamların hukuka uygun taleplerinin karşılanması, kişisel veri başvurularının yanıtlanması ve mevzuatın zorunlu kıldığı kayıtların tutulması; ilgili yükümlülükle sınırlı olmak üzere Kanun’un 5/2-a ve 5/2-ç maddelerine dayanır. İstihdam aracılığı bakımından 4904 sayılı Kanun ve Özel İstihdam Büroları Yönetmeliği dikkate alınır.

Hakların korunması: Bir uyuşmazlıkta gerekli başvuru, yazışma, sözleşme ve işlem kayıtlarının kullanılması veya saklanması Kanun’un 5/2-e maddesindeki bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması şartına dayanır. Olası bir uyuşmazlık gerekçesiyle bütün veriler süresiz saklanmaz.

Her işleme faaliyeti, gerçekten uygulanabilir hukuki sebebe ve gerekli veri kapsamına dayanır. Aydınlatma, hizmet sözleşmesi kabulü ve isteğe bağlı aday havuzu rızası ayrı işlemlerdir. Havuz rızası vermemeniz üyeliğinizi veya belirli bir ilana başvurmanızı engellemez.

5. Özel nitelikli veriler ve üçüncü kişilerin bilgileri

Genel üyelik ve aday havuzu kapsamında sağlık raporu, engellilik veya sağlık geçmişi, adli sicil, ceza mahkûmiyeti bilgileri, din, siyasi düşünce, sendika üyeliği, biyometrik veya genetik veri istenmez. CV’nize ve ön yazınıza bu bilgileri eklemeyiniz. Fotoğrafın yüklenmesi, yüz tanıma veya biyometrik kimlik doğrulama için izin verilmesi anlamına gelmez.

Belirli bir istihdam sürecinde özel nitelikli veri gerçekten gerekli olursa ilgili kişi, veri alınmadan önce ayrıca bilgilendirilir; Kanun’un güncel 6. maddesindeki uygun şart ve Kurulun öngördüğü ek tedbirler sağlanır. İstihdam alanındaki bir hukuki yükümlülüğe dayanılabilmesi, o veri işlemenin bu yükümlülük için zorunlu olmasını gerektirir. İstenmeden gönderilen özel nitelikli veriler kendiliğinden açık rıza sayılmaz; geçerli işleme şartı yoksa kullanılmaz ve uygun şekilde silinir veya ayıklanır.

Referans olarak yalnızca kendisiyle iletişim kurulacağını bilen kişilerin gerekli iş iletişim bilgilerini paylaşınız. SIEM’in bu kişiler bakımından kendi aydınlatma ve hukuka uygun işleme yükümlülüğü devam eder.

6. Verilere erişim ve yurt içindeki alıcılar

Yetkili SIEM çalışanları: İlgili başvuruyu değerlendiren, adayla iletişim kuran veya teknik ve idari hizmeti sağlayan görevliler, görevleri için gerekli bilgilerle sınırlı erişim sağlar. SIEM içindeki başka bir departmanda çalışmak, aday verilerine kendiliğinden erişim hakkı oluşturmaz.

Başvurulan işveren: Özgeçmiş, iletişim bilgileri, ön yazı ve ilgili başvuru kayıtları, seçtiğiniz ilana başvurunuzun iletilmesi için ilgili işverenin yetkili kişileriyle paylaşılır. Aktarım, hizmetin ifası için gerekli kapsamda Kanun’un 8. maddesiyle birlikte 5/2-c maddesine dayanır. İşverenin adı başvuru öncesinde gösterilir. Aday havuzuna katılım tek başına diğer işverenlere aktarım izni oluşturmaz.

Hizmet sağlayıcılar: Barındırma, veri ve dosya saklama, kimlik doğrulama, e-posta iletimi, teknik destek ve bilgi güvenliği hizmeti sağlayan taraflara yalnızca kendi hizmetleri için gerekli veriler iletilir. İşlemin niteliğine göre 5/2-c veya 5/2-f şartı ve Kanun’un 8. maddesi uygulanır; sağlayıcıların kendi amaçlarına yönelik kullanımı sınırsız olarak yetkilendirilmez.

Yetkili kurumlar ve hukuki destek: İŞKUR, mahkemeler ve diğer yetkili kamu kurumlarına yasal yükümlülükle sınırlı olarak 5/2-a veya 5/2-ç; avukatlar ve hukuken yetkili diğer danışmanlara bir hakkın korunması için gerekli ölçüde 5/2-e şartıyla ve Kanun’un 8. maddesi çerçevesinde aktarım yapılır. Özel nitelikli veriler bakımından ayrıca Kanun’un 6. maddesindeki koşullar aranır.

İşverenler, kendi işe alım kararları ve kendi sistemlerinde gerçekleştirdikleri işlemler bakımından ayrıca veri sorumlusu olabilir. Kendilerine ait aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekir. Bu durum SIEM’in kendi işlemlerinden ve hukuka uygun aktarım yükümlülüğünden doğan sorumluluğunu kaldırmaz.

7. Yurt dışına veri aktarımı

Teknik hizmetin yurt dışındaki sunuculardan alınması, yurt dışında yedekleme yapılması veya yurt dışından erişim sağlanması kişisel verilerin yurt dışına aktarılması sonucunu doğurabilir. Böyle bir işlem için Kanun’un 5. veya 6. maddesindeki işleme şartının yanında 9. maddede öngörülen aktarım koşulları da sağlanmalıdır.

Aktarım, ilgili duruma uygulanabilen yeterlilik kararı veya uygun güvenceye dayanır. Standart sözleşme kullanıldığında ilgili sözleşmenin kurulması ve Kuruma bildirim yükümlülüğü yerine getirilir. Sürekli barındırma, e-posta veya güvenlik hizmetleri, yalnızca bir genel açık rıza kutusuna ya da arızi aktarım istisnasına dayanılarak yürütülmez.

Aktif hizmet ve aktarım açıklaması: [Canlı hizmette kullanılan sağlayıcıların ticari unvanları, hizmetleri, veri grupları, alıcı ülkeler veya erişim bölgeleri, aktarım amacı ve her hizmet için gerçekten kurulan KVKK madde 9 mekanizması burada belirtilmelidir. Yurt dışına aktarım yoksa bu durum teknik olarak doğrulanarak açıklanmalıdır.]

8. Saklama ve imha

Üyelik verileri hizmet ilişkisinin yürütülmesi için gerekli süre boyunca; başvuru verileri ilgili başvuru ve işe alım süreci için gerekli süre boyunca kullanılır. Hesap kapanması veya başvurunun geri çekilmesi sonrasında devam eden yasal saklama zorunlulukları ve somut bir hakkın korunması için gerekli sınırlı kayıtlar ayrıca değerlendirilir. Saklama süresi belirlenirken kayıt türü, özel mevzuat, ilgili hukuki talebin süresi ve işleme amacı dikkate alınır.

Özel İstihdam Büroları Yönetmeliği’nin 25/4 maddesi kapsamına giren iş arayanlara ait kimlik, eğitim ve meslek bilgileri; işe yerleştirme ve ilgili diğer zorunlu kayıtlar, düzenleme tarihini izleyen takvim yılı başından itibaren beş yıl saklanır. Bu süre, her türlü CV içeriğini veya gereksiz ek belgeyi beş yıl boyunca aktif kullanımda tutma yetkisi vermez.

İsteğe bağlı aday havuzunda aktif değerlendirme, açık rıza tarihinden itibaren en çok 12 ay sürer. Süre sonunda yeniden açık rıza verilmedikçe bu amaçla kullanım sona erer. Sadece sisteme giriş yapmak veya başka bir ilana başvurmak havuz iznini kendiliğinden yenilemez. Rıza daha önce geri alınırsa havuz kapsamındaki kullanım geri alma bildiriminin SIEM’e ulaşmasıyla durdurulur.

Havuzdan çıkarılmanız, hesabınızın zorunlu olarak kapatılması veya devam eden ve ayrıca talep ettiğiniz başvuruların kendiliğinden iptali anlamına gelmez. Kanunen saklanması gereken kayıtlar, ilgili yükümlülük amacıyla erişimi sınırlandırılarak tutulur; yeni iş fırsatlarına yönelik aktif eşleştirmede kullanılmaz.

Bütün işleme şartları ortadan kalkan kişisel veriler, mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Silme talepleri ve periyodik imha süreçlerinde ilgili yasal süreler uygulanır; yedekler de bu sürece dahil edilir. İmha işlemlerinin kayıtları, başka bir hukuki yükümlülük saklı kalmak üzere en az üç yıl korunur.

9. Otomatik uygunluk göstergeleri

Platform; şehir, çalışma tercihi, deneyim, eğitim, ehliyet ve mesleki yetkinlik gibi bilgileri ilandaki koşullarla karşılaştırarak bir uygunluk göstergesi sunabilir. Bu gösterge, beyan edilen bilgilerden ve karşılaştırma kurallarından üretilen yardımcı bir değerlendirmedir; işe kabul veya ret kararı anlamına gelmez ve sonuç garantisi vermez.

Yalnızca otomatik analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıktığını düşünüyorsanız itiraz edebilir, değerlendirmede kullanılan kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve talebinizin yetkili bir kişi tarafından incelenmesini isteyebilirsiniz.

10. Haklarınız ve başvuru

Kanun’un 11. maddesi kapsamında SIEM’e başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi isteme.
• İşleme amacını ve verilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Verilerin yurt içinde veya dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenen bilgilerin düzeltilmesini isteme.
• Kanun’un 7. maddesindeki şartlarda silme veya yok etme isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Verilerin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme.

Açık rızanızı dilediğiniz zaman info@siemgrup.com adresinden geri alabilirsiniz. Geri alma ileriye etkili olur; daha önce hukuka uygun yapılan işlemleri geriye dönük olarak geçersiz kılmaz. Başka bir işleme şartına dayanan zorunlu kayıtlar, o şartla sınırlı olarak tutulabilir.

KVKK başvurularınızı, daha önce SIEM’e bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@siemgrup.com adresine veya yazılı ve imzalı olarak Alipaşa Mahallesi Sülün Caddesi Ballı Busines Center Kat 13 Daire 1301 Çorlu/TEKİRDAĞ adresine iletebilirsiniz. Güvenli elektronik imza, mobil imza ve mevzuattaki diğer geçerli yöntemler saklıdır. Bu e-posta adresi KEP adresi olarak tanıtılmamaktadır.

Başvuruda adınız, soyadınız, yazılı başvuruda imzanız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşıysanız T.C. kimlik numaranız; yabancıysanız uyruğunuz ve pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim veya iş yeri adresiniz, varsa bildirim için e-posta, telefon ve faks bilgileriniz, talep konunuz ve konuyla ilgili gerekli belgeler bulunmalıdır. Kimliğin doğrulanması için ölçülü ek bilgi istenebilir; her başvuruda kimlik kartı fotokopisi sunulması zorunlu değildir. Şirketin örnek formunu kullanmak zorunda değilsiniz.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlem ayrıca maliyet gerektirirse yalnızca Kurulun belirlediği tarifeye uygun ücret alınabilir; başvuru SIEM’in hatasından kaynaklanmışsa alınan ücret iade edilir. Talebin reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyet hakkınız vardır. İlgili yargısal başvuru ve tazminat haklarınız saklıdır.

Haklarınızı kullanmak için KVKK başvuru formunu kullanabilirsiniz.